Domine a gestão do seu correio eletrónico: Treine o ChatGPT para escrever os seus emails em 5 passos simples

O fluxo incessante de correio eletrónico pode ser avassalador, especialmente para quem trabalha muito em linha ou tem uma empresa em crescimento. Muitas vezes, pode parecer um ciclo interminável: Por cada correio eletrónico respondido, são acrescentados vários novos. Embora ignorar os e-mails não seja uma opção para muitos, encontrar tempo suficiente durante o dia para manter uma comunicação constante é um desafio. A funcionalidade de composição inteligente do Gmail oferece algum alívio, mas não é uma solução completa. É aqui que o ChatGPT entra em ação. Com o Smart Compose, pode não só treinar o ChatGPT para imitar o seu estilo de escrita, mas também para processar as suas respostas de e-mail. Este processo de configuração único é especialmente benéfico para escritores e empresários ocupados, pois permite-lhes utilizar a sua caixa de entrada de forma mais eficiente.

Racionalização das respostas de correio eletrónico com um modelo de linguagem de grande dimensão (LLM): uma abordagem passo-a-passo

1) Início do processo de formação

Comece por preparar o ChatGPT para a tarefa que tem pela frente, tal como treinaria um novo assistente. A sua primeira solicitação deve estabelecer as bases e informar o ChatGPT sobre o próximo treinamento de resposta a emails. Por exemplo, use este modelo: "Quero que responda aos meus emails. Vou começar por lhe mostrar as minhas respostas anteriores. Depois de cada exemplo, responda com "Aqui vamos nós" até eu dizer "Concluído". Depois, passamos ao passo seguinte.

2) Utilizar exemplos reais de correio eletrónico

Utilize os seus e-mails escritos anteriormente como material de formação para o ChatGPT. Recolha diferentes exemplos que correspondam aos seus objectivos de comunicação, quer sejam dirigidos a potenciais clientes, membros da equipa, investidores ou outros grupos. Quanto mais detalhados e específicos forem os exemplos, melhor. Nesta etapa, insira esses exemplos sempre que o ChatGPT solicitar. Tente criar pelo menos cinco exemplos com saudações e despedidas para garantir uma compreensão abrangente do seu estilo.

3) Contexto pessoal e profissional

Fale um pouco sobre si à pessoa que efectua o teste. Após o comando final "Feito", dê uma descrição pormenorizada da sua função, do seu grupo-alvo e dos benefícios que oferece. Esta etapa é utilizada para personalizar a formação e garantir que as respostas geradas correspondem à sua identidade e aos seus objectivos de comunicação.

4) Validar a compreensão do ChatGPT sobre o seu estilo

Depois de alimentar o ChatGPT com os seus e-mails e CV, pode testar se o ChatGPT compreende bem o seu estilo com um pequeno questionário. Peça ao ChatGPT para resumir o seu estilo de e-mail e o seu CV em categorias específicas, como a sua identidade, o seu tom de comunicação, tópicos gerais e o seu estilo de interação com diferentes grupos. Com base nas respostas, faça os ajustes necessários.

5) Gerar e aperfeiçoar respostas por correio eletrónico

Por fim, dê instruções ao ChatGPT para gerar respostas por correio eletrónico. Introduza uma mensagem de correio eletrónico e especifique a duração desejada e os elementos da resposta (por exemplo, elogios, histórias, citações). Verifique o resultado do ChatGPT e faça os ajustes necessários, alterando o tom, a extensão ou o conteúdo para melhor se adequar ao seu estilo.

Seguindo estes passos, pode gerir eficazmente um grande volume de correio eletrónico e garantir uma comunicação personalizada e coerente com menos esforço. Esta abordagem não só poupa tempo, como também mantém a qualidade e o toque pessoal das suas interacções por correio eletrónico.

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