Il flusso incessante di e-mail può essere opprimente, soprattutto per chi lavora spesso online o gestisce un'attività in crescita. Spesso può sembrare un ciclo infinito: Per ogni e-mail a cui si risponde, ne arrivano molte altre. Anche se ignorare le e-mail non è un'opzione per molti, trovare abbastanza tempo nella giornata per mantenere una comunicazione costante è una sfida. La funzione Smart Compose di Gmail offre un certo sollievo, ma non è una soluzione completa. È qui che entra in gioco ChatGPT. Con Smart Compose, non solo potete addestrare ChatGPT a imitare il vostro stile di scrittura, ma potete anche modificare le risposte alle vostre e-mail. Questo processo di configurazione unico è particolarmente vantaggioso per gli scrittori e gli imprenditori impegnati, in quanto consente loro di utilizzare la casella di posta elettronica in modo più efficiente.
Razionalizzare le risposte alle e-mail con un modello linguistico di grandi dimensioni (LLM): un approccio graduale
1) Inizio del processo di formazione
Iniziate preparando ChatGPT al compito che lo attende, in modo simile a come addestrereste un nuovo assistente. Il primo messaggio deve gettare le basi e informare ChatGPT dell'imminente formazione sulla risposta alle e-mail. Ad esempio, utilizzate questo modello: "Voglio che tu risponda alle mie e-mail. Inizierò mostrandoti le mie precedenti risposte alle e-mail. Dopo ogni esempio, rispondi con 'Ecco fatto' finché non ti dico 'Fatto'. Poi passeremo alla fase successiva.
2) Utilizzare esempi di e-mail reali
Utilizzate le e-mail scritte in precedenza come materiale di formazione per ChatGPT. Raccogliete diversi esempi che corrispondano ai vostri obiettivi di comunicazione, siano essi rivolti a potenziali clienti, membri del team, investitori o altri gruppi. Più gli esempi sono dettagliati e specifici, meglio è. In questa fase, includete questi esempi ogni volta che ChatGPT ve lo chiede. Cercate di creare almeno cinque esempi con saluti e arrivederci per garantire una comprensione completa del vostro stile.
3) Contesto personale e professionale
Raccontate qualcosa di voi alla persona sottoposta al test. Dopo il comando finale "Fatto", fornite una descrizione dettagliata del vostro ruolo, del vostro gruppo target e dei vantaggi che offrite. Questa fase serve a personalizzare la formazione per garantire che le risposte generate corrispondano alla vostra identità e ai vostri obiettivi di comunicazione.
4) Convalidare la comprensione del vostro stile da parte di ChatGPT
Dopo aver fornito a ChatGPT le vostre e-mail e il vostro CV, potete testare quanto ChatGPT comprenda il vostro stile con un breve quiz. Chiedete a ChatGPT di riassumere il vostro stile di email e il vostro CV in categorie specifiche, come la vostra identità, il vostro tono di comunicazione, gli argomenti generali e il vostro stile di interazione con gruppi diversi. In base alle risposte, apporterete le modifiche necessarie.
5) Generare e perfezionare le risposte via e-mail
Infine, istruite ChatGPT a generare risposte via e-mail. Inserite un'e-mail e specificate la lunghezza desiderata e gli elementi della risposta (ad esempio, complimenti, storie, citazioni). Esaminate il risultato di ChatGPT e apportate le modifiche necessarie cambiando il tono, la lunghezza o il contenuto per adattarlo meglio al vostro stile.
Seguendo questi passaggi, è possibile gestire in modo efficiente un grande volume di e-mail e garantire una comunicazione personalizzata e coerente con il minimo sforzo. Questo approccio non solo fa risparmiare tempo, ma mantiene anche la qualità e il tocco personale delle vostre interazioni via e-mail.
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