Le flux incessant d'e-mails peut être accablant, surtout pour ceux qui travaillent beaucoup en ligne ou qui dirigent une entreprise en pleine croissance. Souvent, on a l'impression d'être dans un cycle sans fin : Pour chaque e-mail auquel on répond, plusieurs nouveaux s'ajoutent. Bien qu'ignorer les e-mails ne soit pas une option pour beaucoup, trouver suffisamment de temps dans la journée pour maintenir une communication constante est un défi. La fonction Smart Compose de Gmail offre un certain soulagement, mais ne constitue pas une solution complète. C'est là que ChatGPT entre en jeu. Avec Smart Compose, vous pouvez non seulement entraîner ChatGPT à imiter votre style d'écriture, mais aussi à modifier vos réponses aux e-mails. Ce processus de configuration unique est particulièrement utile pour les auteurs et les entrepreneurs très occupés, car il leur permet d'utiliser leur boîte de réception plus efficacement.
Rationalisation des réponses aux e-mails avec un grand modèle linguistique (LLM) : une approche pas à pas
1) Début du processus de formation
Commencez par préparer ChatGPT à la tâche à venir, de la même manière que vous formez un nouvel assistant. Votre première invite doit poser les bases et informer ChatGPT de l'entraînement à la réponse aux e-mails à venir. Utilisez par exemple ce modèle : "Je veux que vous répondiez à mes e-mails. Je vais commencer par vous montrer les réponses que j'ai déjà données par e-mail. Après chaque exemple, répondez 'C'est parti' jusqu'à ce que je dise 'Prêt'. Ensuite, nous passerons à l'étape suivante.
2) Utiliser de vrais exemples d'e-mails
Utilisez vos e-mails précédemment écrits comme matériel d'entraînement pour ChatGPT. Rassemblez différents exemples qui correspondent à vos objectifs de communication, qu'ils s'adressent à des clients potentiels, des membres de l'équipe, des investisseurs ou d'autres groupes. Plus les exemples sont détaillés et spécifiques, mieux c'est. Au cours de cette étape, insérez ces exemples à chaque fois que ChatGPT vous le demande. Essayez de créer au moins cinq exemples avec des salutations et des prises de congé afin de garantir une compréhension globale de votre style.
3) Contexte personnel et professionnel
Parlez de vous à la personne-test. Après la dernière commande "prêt", donnez une description détaillée de votre rôle, de votre groupe cible et des avantages que vous offrez. Cette étape permet de personnaliser la formation afin de garantir que les réponses générées correspondent à votre identité et à vos objectifs de communication.
4) Valider la compréhension de ChatGPT pour votre style
Après avoir alimenté ChatGPT avec vos e-mails et votre CV, vous pouvez tester la compréhension de votre style par ChatGPT en répondant à un petit quiz. Demandez à ChatGPT de résumer votre style d'e-mail et votre CV dans certaines catégories, comme votre identité, votre ton de communication, des thèmes généraux et votre style d'interaction avec différents groupes. Sur la base des réponses, faites les ajustements nécessaires.
5) Générer et affiner les réponses aux e-mails
Enfin, indiquez à ChatGPT de générer des réponses par e-mail. Indiquez un e-mail et spécifiez la longueur et les éléments souhaités de la réponse (par ex. compliments, histoires, citations). Vérifiez la sortie de ChatGPT et faites des ajustements si nécessaire en modifiant le ton, la longueur ou le contenu pour qu'ils correspondent mieux à votre style.
En suivant ces étapes, vous pouvez gérer efficacement une grande quantité d'e-mails et garantir une communication personnalisée et cohérente avec moins d'efforts. Cette approche permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de préserver la qualité et la touche personnelle de vos interactions par e-mail.
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